Выдача спецовки в организации

Выдача спецовки в организации

Постановка задачи учета специальной одежды и средств индивидуальной защиты


Учет специальной одежды и СИЗ не является новой задачей. Все предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты уже поставили у себя процессы учета и выдачи специальной одежды. Обеспеченность СИЗ — один из важных показателей проверки соблюдения требований по охране труда.

На производствах затраты на обеспечение СИЗ на 1 работника в среднем составляет порядка 7,4 тыс. рублей в год, в отдельных отраслях до 24 тыс.

рублей. Суммы для крупного предприятия значительные и важно эффективно организовать процесс обеспечения персонала спецодеждой и СИЗ.

Требование обеспечения СИЗ определяются ст.

212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 октября 2008 г.

N 541н), есть правила обеспечения спецодеждой и СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г.

N 290н) Какие потери от неэффективного учета наблюдаются на предприятиях?

  1. Приобретается слишком широкий спектр защитных средств направленных на защиту от одного фактора.
  2. Отсутствует сквозной поразмерный учет, что приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера.
  3. Мониторинг фактической обеспеченности СИЗ не ведется оперативно
  4. Высокая трудоемкость изменения расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства.
  5. Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности со временем превращаются в неликвиды.
  6. Не учитывается срок использования спецодежды в эксплуатации, возврат неиспользованной спецодежды на склад.
  7. Сложно учесть требования типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом допустимых аналогов и замен по согласованию с профсоюзом.
  8. Невозможность отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.

Эти проблемы ложатся на плечи специалиста по охране труда и ему трудно без удобного инструмента организовать правильный и эффективный учет.

Как можно реализовать необходимый учет специальной одежды?

На практике есть 3 варианта:

  • Электронные таблицы — Настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный. Мало того, что таблицы должны работать в многопользовательском режиме, для их разработки потребуется написание сложных запросов и даже макросов, они, как правило, имеют свойства теряться, ломаться и разобраться с ними без автора будет сложно.
  • Бухгалтерский учет — доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разрезы учета спецодежды, от потребности, до учета эффективности. Это другая крайность реализации данной задачи. На крупных предприятиях процессы учета сложные и поддержание адаптированной программы регламентированного учета становится практически невозможным при увеличении реализуемых в них функциях.
  • Специальная программа оперативного учета — Создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем, и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки. Минус данного решения в том, что создать такой программный продукт под силу не каждому отделу автоматизации и у них всегда есть «более важные» задачи.

Целесообразность применения отдельного программного продукта продиктовано не только соображениями разделения функций программы по разным подразделениям, но и по разделам учета, по типам и целям.

Давайте посмотрим на задачи учета специальной одежды на предприятии:

  1. Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа
  2. Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа
  3. Формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм
  4. Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ
  5. Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей
  6. Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников
  7. Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ

При этом необходим оперативный обмен данными с другими учетными системами:

  1. Закупки — Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
  2. Отдел труда и Кадры — данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
  3. Бюджетирование — план расходов на закупку специальной одежды.
  4. Бухгалтерский учет — данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
  5. Складской учет — данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, требования, лимитно-заборные карты на выдачу.

Как видно из этого анализа требования к программе довольно обширны и это еще не все.

Надо учесть, что каждое предприятие особенное и везде свои особенности учета и требования к организованным процессам. Есть разделение контуров учета на оперативный, регламентированный и управленческий учет. Есть стандартные процессы закупок, оценки и движения товарно-материальных ценностей. Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров.

Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров.

Для них спецодежда — это тот же товар. Соответственно программа специалиста по охране труда должна учитывать эти события.

Программа должна избегать двойного ввода данных. Недопустимо дублирование ввода информации в систему отдельно для склада и отдельно для учета спецодежды.

Информация должна легко трансформироваться и передаваться из системы в систему.

Если рассматривать написание технического задания на автоматизацию учета специальной одежды и СИЗ, необходимо воспользоваться процессным подходом.

Изучить должностные обязанности и функции специалиста по охране труда и спроектировать его взаимодействие с другими службами. Рассмотрим схему бизнес-процесса учета спецодежды. Такие задачи под силу современным платформам для автоматизации бизнеса. Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО «Информ Центр» программный продукт «Охрана труда» для 1С:Предприятия 8.

Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО «Информ Центр» программный продукт «Охрана труда» для 1С:Предприятия 8.

О порядке обеспечения СИЗ

Как правильно осуществляется обеспечение специальной одеждой, спецобувью, СИЗ и СИЗОД на предприятиях? Стратегия обеспечения вырабатывается в нормативном акте, при этом должны быть учтены требования Правил .Рекомендуемый алгоритм обеспечения:

  • Необходимо оформить заявку на год по приобретению СИЗ и спецодежды. Заявки собираются со всех служб предприятия, а затем обобщаются в документ, на основании которого подсчитывается необходимое количество денежных средств на приобретение. Таким образом, будет проще производить планирование финансов.
  • Далее, следует приобретение специальной одежды и СИЗ непосредственно для работников. При приобретении следует принять во внимание, что вся закупаемая продукция должна соответствовать государственным требованиям и стандартам.
  • Разрабатывается стандарт, трактующий последовательность получения и выдачи СИЗ. С этим документом необходимо ознакомить заведующих хозяйством, кладовщиков, специалистов по ОТ, а также экономистов отделов снабжения. В этом документе необходимо изложить четкую последовательность обеспечения работников спецодеждой и иными средствами защиты.
  • После приобретения необходимо, чтобы закупленный товар прошел входной контроль, чтобы он действительно соответствовал требованиям качества. Плюс ко всему представитель отдела снабжения должен запросить сертификат на спецодежду, в котором должен быть указан ГОСТ в соответствии с картой СОУТ.
  • Непосредственная выдача спецодежды и СИЗ осуществляется в подразделениях, где трудятся сотрудники. При этом выдача производится под подпись в личной карточке выдачи спецодежды.

Порядок выдачи полностью изложен в межотраслевых Правилах.

Порядок выдачи СИЗ

Для начала нужно знать рост и размеры сотрудников.

Эта информация определяется со слов работника и заносится в карточку выдачи СИЗ.

Как бы смешно ни звучало, но она должна соответствовать полу, межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (приказ № 290н от 01.06.2009г) это прописывают в п.12. Вся выдача должна фиксировать в личной карточке выдачи СИЗ.

На лицевой стороне заносятся наименования спецодежды, спецобуви и средств защиты, которые предусмотрены разработанными и утвержденными руководителем предприятия нормами. Обратная сторона личной карточки СИЗ, заполняется по факту выдачи.

Обязательно наличие подписи работника о получении рабочей одежды.

Сейчас уже популярно ведение электронной формы карточки выдачи спецодежды, что также допускается законодательством, но многие продолжают работать по старинке. Выдача спецодежды работникам и спецобуви осуществляет склад, а специалист по охране труда контролирует соблюдение норм и правильность ведения карточек. Чтобы была ясность по сроку носки, количеству выдаваемой спецодежды на год, а также откуда данная информация взялась, разрабатывается перечень выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты по вашему штатному расписанию.

Перечень должен согласовываться с профсоюзом (если таковой имеется) и утверждаться руководителем предприятия.

Срок эксплуатации СИЗ регламентирован нормами и продлению не подлежит, потому как это может ухудшить условия труда работников. И заменять один вид средств индивидуальной защиты работодатель на другой просто так не нельзя.

Только согласовав данную замену с профсоюзным органом и заменяемые СИЗ должны быть равноценно защищаемые.

Порядок выдачи спецодежды

регламентируется Межотраслевыми правилами.

Основываясь на пункте 7 Межотраслевых правил, работодатель вправе с учетом мнения уполномоченного работниками представительного органа — профсоюзов — заменять один вид спецодежды, предусмотренный типовыми нормами, аналогичным, но обеспечивающим равноценную защиту от опасных и вредных производственных факторов.
Основываясь на пункте 7 Межотраслевых правил, работодатель вправе с учетом мнения уполномоченного работниками представительного органа — профсоюзов — заменять один вид спецодежды, предусмотренный типовыми нормами, аналогичным, но обеспечивающим равноценную защиту от опасных и вредных производственных факторов.

Об этом также говорится в письме Минтруда России от 30 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3519.

Согласно пункту 12 Межотраслевых правил спецодежда, выдаваемая работникам, должна соответствовать их полу, росту и размерам.

Последние определяются со слов работника.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня ее реальной выдачи. Выдача фиксируется записью в личной карточке учета выдачи спецодежды, форма которой также регламентирована приказом. Если у работодателя есть возможность, то учет выдачи спецодежды может вестись в электронном виде.

Форма электронной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи спецодежды. Ответственным за выдачу по закону является работодатель, а фактическую передачу спецодежды сотрудникам осуществляет специально назначенное лицо.

Это может быть заведующий складом, начальник участка. Контролировать своевременную выдачу и замену спецодежды должен специалист по охране труда предприятия. Как уже говорилось, комплект спецодежды выдается работнику сроком на один год.

Кроме того, существует дежурная и сезонная спецодежда, выдаваемая на определенный срок пользования. Дежурная спецодежда выдается только на время тех работ, для которых она предназначена. Требований, связанных с продлением сроков носки спецодежды в зависимости от времени выполнения специалистом работ, законодательством не предусмотрено.

Одновременно согласно пункту 22 Межотраслевых правил пригодность комплектов к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ними, процент износа спецодежды устанавливаются должностным лицом, уполномоченным работодателем, или, если она есть, комиссией по охране труда организации и фиксируются в личной карточке учета выдачи спецодежды. В соответствии с письмом Минтруда России от 2 ноября 2016 года № 15-2/ООГ-3886, срок ее носки не может превышать срока хранения — для комплектов, теряющих защитные свойства в процессе хранения, или годности, гарантийного срока, предусмотренных маркировкой, наносимой на упаковку изделия, и эксплуатационной документацией к спецодежде.

Сезонный комплект, предназначенный для работы в особых температурных условиях, выдается работнику только с наступлением соответствующего времени года, а с его окончанием сдается работодателю для организованного хранения до следующего сезона.

Здесь следует учитывать, что под особыми температурными условиями Минтруда России понимает не только ежегодные сезонные изменения температуры, но и особенности производственного процесса — охлаждающий или нагревающий микроклимат в помещении, определяемый по результатам специальной оценки условий труда.
Здесь следует учитывать, что под особыми температурными условиями Минтруда России понимает не только ежегодные сезонные изменения температуры, но и особенности производственного процесса — охлаждающий или нагревающий микроклимат в помещении, определяемый по результатам специальной оценки условий труда. Это подробно разъяснено в письме Минтруда России от 20 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3388.

Поскольку спецодежда является собственностью предприятия, после увольнения сотрудник обязан ее сдать.

Бухгалтерский и налоговый учёт

Бухгалтерский учет спецодежды и спецобуви ведётся на счете 10 «Материалы», на специальных раздельных субсчетах: «Спецодежда в запасе» и «Спецодежда в эксплуатации».Разъяснения, касающиеся учётной стоимости и стоимости списания, содержатся в Методических указаниях Минфина РФ (приказ № 135н от 26.02.2002 года).Рекомендации по налоговому учёту включены в ПБУ 18/02 «Учет расчётов по налогу на прибыль».При передаче в эксплуатацию стоимость спецодежды списывают единовременно или линейно, если срок носки превышает год.

Нужно учесть, что сроки полезного использования принимаются по типовым отраслевым нормам. Сокращение сроков или предоставление сверхнормативных средств защиты, скорее всего, будет признано налоговой инспекцией как объект увеличения базы налогообложения.

Такая информация содержится в письме Минфина от 16.03.2011 со ссылкой на статью 254 Налогового Кодекса.Движение СИЗ в процессе деятельности оформляют унифицированными или принятыми на предприятии формами.В качестве первичного документа по хозяйственным операциям целесообразно использовать документы по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП):

  1. Ведомости №МБ-7 по учета выдачи спецобуви, спецодежды, предохранительных приспособлений;
  2. Акт выбытия МБП №МБ-4;
  3. Акт на списание МБП №МБ-8.
  4. Карточка №МБ-2 по учету МБП;

Списывают СИЗ на счета затрат 25 «Общепроизводственные расходы» для рабочих основных цехов, 26 «Общехозяйственные расходы» для ИТР и вспомогательных служб.Поскольку работнику, связанному с вредными условиями труда, СИЗ выдаются бесплатно не по инициативе работодателя, а по нормам законодательства РФ, то в доход, облагаемый НДФЛ, стоимость спецодежды не включается.Оформление документации, связанной с охраной труда на предприятии — довольно хлопотный процесс, но оно окупает любые затраты.

Забота о здоровье и безопасности человека, в конечном итоге, стоит больше, чем деньги и усилия персонала.Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  1. Регионы: 8 (800) 600-36-07.
  2. Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  3. Москва: +7 (499) 110-86-72.
Рекомендуем прочесть:  Где могут работать подростки

Или задайте вопрос юристу на сайте.

Это быстро и бесплатно!Автор статьиЮрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей.Задать вопрос (Пока оценок нет)

Загрузка.ПОДЕЛИТЬСЯ Facebook Twitter

  1. tweet

Что такое спецодежда

На многих предприятиях работники положениями внутреннего распорядка обязаны носить форменную одежду, цель которой – соблюдение корпоративной культуры и унификация внешнего вида сотрудников.

Следует отличать от форменной специальную одежду. Спецодежда относится к (СИЗ). Она разработана не для отличий или идентификации, а прежде всего для обеспечения безопасности при совершении трудовой деятельности.

Спецодежда («спецовка») призвана осуществлять профилактику повреждения здоровья работников, если особенности их профессии могут такое спровоцировать. Главные отличия спецодежды от фирменной:

  1. регламент униформы вводится внутренними нормативными актами, порядок выдачи и ношения спецодежды предусмотрен государственным законодательством;
  2. ношение фирменной одежды не является обязательным, а спецодежда предусмотрена в безусловном порядке;
  3. покупку фирменной одежды работодатель может возложить на сотрудников, тогда как приобрести и выдать спецодежду персоналу – его прямая обязанность;
  4. фирменная одежда по сути является формой, а специальная – средством индивидуальной защиты.
  5. главная функция фирменной одежды – демонстрационная, а специальной – защитная;

Налоговый учет спецодежды

Стоимость спецодежды, относящейся к первой и второй категориям, включается в материальные расходы единовременно по мере ввода в эксплуатацию (пп.

3 п. 1 ст. 254 НК РФ).Обратите внимание: В результате учета второй категории спецодежды возникает временная разница, т.к. в бухгалтерском учете стоимость такой спецодежды списывается постепенно (линейным способом), а в налоговом учете списание выполняется единовременно (материальные расходы).

Третья категория спецодежды отражается в составе амортизируемого имущества.

Нормы выдачи летней спецодежды

Летняя спецодежда является сезонной и присутствует не на всех предприятиях. Это связывают с тем, что в рамках некоторых профессий требуются такие типы одежды, которые используются и в холодные, и в теплые периоды года. К летней спецодежде относятся:

  1. неутепленные сапоги или ботинки;
  2. костюм из смешанной ткани;
  3. неутепленные рукавицы или перчатки.
  4. хлопчатобумажный костюм;

Почти все элементы спецодежды выдаются в единственном экземпляре, за исключением перчаток, которые могут выдаваться комплектами по 2-12 пар.

Летняя спецодежда может выдаваться работнику как на руки на период всего сезона, так и только при необходимости на период выполнения работ. По окончании летнего сезона одежда сдается на хранение предприятию.

Кто должен заниматься выдачей спецодежды и обуви на предприятии

Как правило, руководитель организации отдельным приказом назначает ответственного.

При этом, согласно закону, отвечает за соблюдение правил все равно сам работодатель.

В его интересах делегировать эти полномочия лицу, которое по долгу службы знает правила охраны труда и может следить за их соблюдением. В большинстве случаев таким лицом оказывается руководитель подразделения или руководитель работ.

Что касается специалиста по охране труда, то он должен консультировать руководителей подразделений об ассортименте необходимых СИЗ, а также контролировать их выдачу, то есть наличие предписаний, служебных записок, записей в журнале учета, прочей документации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С.

Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе».

Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера.

Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, если, :

  1. есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
  2. поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
  3. работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужно.

Всего в 2014 г.

компании потратили на СИЗ более 58 млрд руб. За 3 года значение выросло на треть Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующее, :

  1. спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.
  2. вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труда), ;

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

  1. одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб.

    или срок использования — 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организации, :

  2. ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб.

    за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизации, ; ;

  1. единовременно в полной сумме;
  2. равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб., Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным. УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежды, , , :

  1. как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцев).
  2. как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи).

К ним добавится еще одно — затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику, .

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд.

А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

  1. страховыми взносами, ; , ; .
  2. НДФЛ, ; , ;

Прием и хранение

Основная часть одежды чаще всего хранится на складе предприятия (или в другом специальном помещении), где и выдаются работнику.

Для последнего также могут быть предоставлены специально оборудованные комнаты.

Все особенности обустройства этих помещений на конкретном предприятии могут быть отображены в данном пункте.

Существующие решения

Для того чтобы оптимизировать процедуры учета, на многих предприятиях стали применять автоматизированные системы учета спецодежды и средств индивидуальной защиты (СО и СИЗ).

Внедрение программных комплексов учета позволило сократить время, необходимое на обработку запроса о выдаче спецодежды сотруднику, и позволило более качественно осуществлять контроль за оборотом спецодежды.

Подобные программные решения могут быть разработаны индивидуально в соответствии с ТЗ заказчика, либо возможно внедрение существующих систем в которых предусмотрена возможность адаптации и настройки модулей под конкретное предприятие.