Служебная записка на возмещение почтовых расходов образец

Срок хранения служебной записки


Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на. Форма служебной записки на выдачу временного пропуска сотрудникам. Помимо стандартного вывода средств на P мы добавили возможность автоматизированого вывода средств. Если вам необходимо составить претензию на возврат денег, то в этой статье мы рассмотрим образец претензии на возврат денежных средств и расскажем.

Как написать служебную записку образец, пример написания Служебная записка о выделение денежных средств на. Служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования.

Защите прав потребителей лицо, получившее некачественный товар, имеет право потребовать возврата денежных средств. Служебная записка образец о возмещении денежных средств. Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Регион страны не влияет на право сотрудника получить деньги за расходы, связанные с использованием личного автотранспорта в служебной деятельности. О данной возможности свидетельствует ст. 188 ТК РФ. Директору ООО «Гвоздика» Слободину Владимиру Александровичу Г. Хабаровск 12 января 2015 года Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
Хабаровск 12 января 2015 года Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен: В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же.

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин.

В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц. Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. В связи с необходимостью отправить почтовые отправления в фонд социального страхования и работнику Тюленеву С.С., прошу Вас дать указание бухгалтерии предприятия выдать под отчет денежные средства в размере 700 рублей.

Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно.

Типы документа по возмещению расходов Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  • На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги.
  • На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.

Важно!

В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться. К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Скачать образец Итоги Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки.

Сотрудник может использовать свое личное авто в служебных целях.

В этом случае работодатель компенсирует соответствующие расходы, которые возникают в ходе эксплуатации ТС. В частности, это траты на ГСМ. Для получения компенсации сотруднику нужно будет составить служебную записку на компенсацию ГСМ.

Служебная записка на оплату такси образец — что это без ип

В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку.

Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы. Образец служебной записки на оплату такси: Руководителю предприятия Иванову И.И. Служебная записка 1.01.2014 №1 г. Иваново Об оплате такси Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку.
Иваново Об оплате такси Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку.

Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность Сидоров С.С. Обоснование проблемы Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке.

Внимание Получение материальной помощи Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи.

Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Случаи целесообразности Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси.

Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность. Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них. Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%. При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением.

Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия.

Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия. Образцы документов Пример формулировки приказа о возмещении работникам организации расходов, произведенных ими в период служебной командировки ¬ ¦Открытое акционерное общество «Вег໦ ¦¦ ¦Приказ¦ ¦¦ ¦»21» сентября 2008 г.N 940-п¦ ¦г.

Екатеринбург¦ ¦¦ ¦О возмещении работникам организации расходов,¦ ¦произведенных ими в период командировки¦ ¦¦ ¦Наоснованииотчетныхдокументовоткомандированныхработников¦ ¦предприятия¦ ¦¦ ¦Приказываю:¦ ¦¦ ¦1. Предоставить прибывшим из служебной командировки нижепоименованным¦ ¦работникам предприятия:¦ ¦1.1.

МорозовуЛ.А.,старшемуинженеру-электроникуотдела¦ ¦автоматизации, дополнительныедни отдыха с 23 сентября по 2 октября с.г.¦ ¦за период нахождения в служебнойкомандировке с 9 августа по 18 сентября¦ ¦с.г.¦ ¦Основание:командировочное удостоверение от 00.00.0000 N 000, приказ¦ ¦генерального директора ОАО «Вега» от 00.00.0000 N 000, заявление Морозова¦ ¦Л.А. от начальника отдела кадров в связи с разъездным характером работы, прошу вас разрешить компенсацию проезда в размере 1700 рублей (стоимость единого билета в г. москве) специалисту отдела кадров соловьеву виктору александровичу в октябре 2009 года.

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему.

В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Руководителю предприятия Иванову И.И. Служебная записка 1.01.2014 №1 г.

Иваново Об оплате такси Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку.

Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток. Должность________________ Сидоров С.С. Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.
Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например. В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси.

Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока.

Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь. Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом. Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Пример написания


Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  • Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.
  • Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
  • Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.

Важно!

В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

Несоблюдение правил написания служебной записки не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации. Читайте наши материалы о том, как составить этот документ о переводе сотрудника на другую должность, приеме на работу, премировании и депремировании, на повышение зарплаты, доплату за увеличение объема работ, ремонт автомобиля, помещения или оборудования, приобретение или замену компьютера, списание материальных ценностей, основных средств, совмещение должностей. К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно.

Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО.

А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (). Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете ().

Особенности компенсации затрат: основные виды и основания

Как известно, специфика деятельности организаций широко дифференцируется, и вопросы, связанные с покрытием тех или иных расходов, могут возникнуть по самым разнообразным причинам. К основным из них относится:

  1. Трата собственных средств при покупке товаров и оплаты услуг компании. Типичным примером такой ситуации может служить приобретение работником канцелярских товаров из собственных средств. Из подтверждающих документов к служебной записке следует прилагать счёт-фактуру (если сделка совершена от имени предприятия) или же квитанцию. В этом случае обязательным будет являться наличие доверенности предприятия работнику, осуществляющему приобретение товара.
  2. Возмещение командировочных расходов. Это одна из самых распространённых ситуаций, возникающих между работником и работодателем в данном разрезе. Зачастую, ввиду срочности и неотложности поставленных задач, организация не успевает заплатить направляемому работнику необходимую сумму отпускных. В этом случае работником пишется служебная записка на возмещение денежных средств. Важной особенностью является то, что служебная записка на возмещение расходов составляется не раньше, чем по возвращении работника из командировки. К документу сотрудник должен приложить чеки и проездные документы.
  3. Пользование личным автомобилем и имуществом для решения служебных задач. На практике, нередко работники используют свой автотранспорт для выполнения тех или иных задач, поставленных работодателем. В данном случае им положена компенсация топлива и амортизации транспортного средства. К слову, это может быть не только автомобиль, но и собственный телефон (удалённая работа с клиентами, «холодные» звонки и т.д.).

Более того, если юридическое лицо расположено в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним, то перечень затрат, подлежащих компенсации, расширяется.

Работник такой организации может рассчитывать на возмещение работодателем расходов, связанных с проездом к месту проведения отпуска. Кроме этого, заключив трудовой договор с предприятием, находящимся в указанной местности, вновь прибывший работник может также получить денежные средства от работодателя (ст.

326 ТК РФ). Регион страны не влияет на право сотрудника получить деньги за расходы, связанные с использованием личного автотранспорта в служебной деятельности.

О данной возможности свидетельствует ст. 188 ТК РФ. Компенсация работнику расходов, понесённых в интересах организации, не облагается налогом. Следует отнестись внимательно к каждому факту траты денежных средств подчинёнными, поскольку несоблюдение процедуры возмещения может иметь негативные последствия при проверке контролирующими органами.

В перечисленных ситуациях законом гарантируется компенсация таких расходов при условии, что работником будет подготовлен необходимый перечень документов и, конечно же, написана служебная записка (или заявление).

Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ

Такая служебная записка входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов.

Поэтому хранить ее нужно 5 лет.

Дело в том, что несмотря на то что в соответствии с Налоговым кодексом документы, служащие основанием для исчисления налогов, нужно хранить 4 года (), в соответствии с архивным перечнем такие документы подлежат хранению в течение 5 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Электронные служебные записки.

Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи.

Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре. Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Служебка на денежные средства на почтовые отправления образец

Меню— Новости — Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:

  • После чего переходите к основной части записки – тексту. Напишите свои личные данные, размер суммы, которую вы хотите получить и четко сформулируйте обстоятельства или причины, выступающие в роли оснований для получения. Лаконично перечислите по пунктам цели, на которые будут потрачены деньги. Затем дайте обещание с указанием сроков, не позднее которых будет предоставлен отчет работодателю касательно потраченной суммы.
  • Далее по центру нужно указать, что записка относится к служебному виду документов. И указать ее подвид, в данном случае – на выдачу денег из кассы.
  • Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа. Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.

Что обязательно должно быть в документе

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы.

При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно. К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы. Генеральному директору Возместить М.М.

Михайлову ООО «Компания» расходы на покупку каталога Иванову И.И.

в размере 1500 руб. от Михайлова Михаила Максимовича, И.И. Иванов работающего в должности менеджера отдела маркетинга ЗАЯВЛЕНИЕ о возмещении служебных расходов При посещении 8–10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла – 2012», которая проходила в Экспоцентре (г.

Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мною был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.

Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб.

00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп. Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю: – каталог с контактами участников выставки «Мир стекла – 2010» – 1 экз., – кассовый чек от 09.02.2012 № 1036 – 1 экз.

на 1 листе.

Какими документами оформить возврат денег работнику

Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже).

К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т.

д. Директору «Альфы»А.В. Львовуот менеджера А.С.

Кондратьева

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ.