Проводки на списание бензина в бюджете

Поступление и списание ГСМ: общий порядок


В бюджетных учреждениях на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. В зависимости от направлений их использования (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) учреждение должно вести раздельный учет. Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п.

52 Инструкции по бюджетному учету (утв.

Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г.

N 148н, далее — Инструкция). Фактическая себестоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете 010503000. Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую себестоимость только в случаях, если они оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности и используются в деятельности, подлежащей налогообложению. Если материалы приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности, но использованы в не облагаемой НДС или в основной деятельности бюджетного учреждения, суммы НДС подлежат включению в фактическую себестоимость приобретенных материальных запасов.

В состав расходов учреждения по заготовке ГСМ также, в частности, включаются следующие расходы: — по доставке ГСМ; — по содержанию заготовительно-складского подразделения, если ГСМ приобретаются за счет доходов от предпринимательской деятельности; — за услуги транспорта по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором. Однако при формировании фактической себестоимости поступивших в учреждение бензина и дизтоплива учитывается, как правило, только договорная цена приобретенных ГСМ.

Бюджетный учет автомобильного бензина и дизельного топлива имеет ряд особенностей, связанных с большими объемами закупок ГСМ, в том числе по безналичному расчету, за наличный расчет, а также использованием топливных карт.

ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм — на счет учета расходов (при осуществлении предпринимательской деятельности — на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм — на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников. Обратите внимание: при списании топлива не важно, каким образом оно было оплачено.

Пример 1. Учреждением в июле приобретено 10 000 литров автомобильного бензина на общую сумму 150 000 руб., в том числе на сумму 40 000 руб. за наличный расчет. Израсходовано: — на транспортные перевозки по основной деятельности 4000 литров; — на эксплуатацию строительной техники в рамках основной деятельности 1000 литров; — на эксплуатацию строительной техники в приносящей доход деятельности 1000 литров.

В бюджетном учете будут сделаны записи: Дебет 010503340 Кредит 0302022730, Дебет 0302022830 Кредит 020101610 — 110 000 руб.

— стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет; Дебет 010503340 Кредит 020822660 — 40 000 руб.

— стоимость топлива, приобретенного подотчетными лицами; Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440 — 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) — израсходовано ГСМ на текущие расходы по основной деятельности учреждения; Дебет 110601310 Кредит 110503440 — 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по основной деятельности; Дебет 210604340 Кредит 210503440 — 15 000 руб.

— израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по приносящей доход деятельности.

Обратите внимание: в бюджетных учреждениях при списании ГСМ наряду с методом по фактической стоимости единицы (при условии стабильности цен, что бывает достаточно редко) применяется скользящая оценка. То есть материалы оцениваются по стоимости запасов, имевшихся на начало месяца, и стоимости всех поступлений за текущий месяц (п.

58 Инструкции). Другими словами, топливо, списываемое в первый и последний дни месяца, может оцениваться по разной фактической стоимости, если в течение месяца поступали ГСМ по ценам, отличающимся от тех, исходя из которых рассчитан остаток на начало месяца.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию.

Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.
К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора. Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика.

Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Бюджетные учреждения

Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2017 — 2019 г. утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2017 г.

N 170н. Согласно программе, предстоит разработать и утвердить 23 новых стандарта, а также внести изменения в действующие нормативные правовые акты.

Как известно, для учета ценностей, находящихся в учреждении, но не закрепленных за ним на праве оперативного управления, материальных ценностей, учет которых предусмотрен вне балансовых счетов, а также обязательств, ожидающих исполнения, предназначены забалансовые счета.

Списание топлива

Если перерасход бензина допущен в связи с особыми условиями работы автотранспорта, стоимость материала списывают на затраты учреждения (на основании Акта о списании материальных запасов (). Проводка выглядит так:Содержание операцииДебетКредит Списана стоимость израсходованных ГСМ на основании оправдательных документов (в рамках бюджетной деятельности) 401 20 272 «Расходование материальных запасов» 105 33 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения» А вот как учесть «сверхнормативку», если виновник перерасхода – работник учреждения, в инструкциях по бюджетному учету не описано. Но по этому поводу есть мнение чиновников, считающих, что в такой ситуации выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке ().

Записи будут такими:Содержание операцииДебетКредит Учтена недостача бензина по вине водителя 209 74 560

«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

401 10 172 «Доходы от операций с активами» Приняты в кассу учреждения суммы от виновного лица в возмещение недостачи 201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства» 209 74 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов» Возмещен ущерб от недостачи ГСМ виновным работником безналичным расчетом через лицевые счета учреждения 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 209 74 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов» Суммы долга можно удержать из зарплаты водителя.

Для этого должно быть либо постановление судебных органов и иных соответствующих учреждений, либо письменно оформленное согласие самого виновника.

Уточним также, что согласно правилам бюджетного учета, списание в результате недостач и потерь производится на основании актов с отражением стоимости (фактической или средней) материальных ценностей.

При списании ГСМ затраты подтверждают путевыми листами (ф.

, , , , , ). В них отражают и фактическое потребление топлива, и по норме.

Нормы расхода топлива

Расчет топливных расходов производится на основании утвержденных норм. Данные «лимиты» отражены в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г.

N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации).

Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д. Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм.

Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ является грубым нарушением законодательства. Раньше учреждение могло разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утв. Минтрансом России 29 апреля 2003 г.).

Но сегодня данный документ утратил силу, а утвержденные Методические рекомендации содержат положение лишь о том, что предприятие может в случае производственной необходимости уточнять или ввести отдельные поправочные коэффициенты (повышающие или понижающие) к нормам расхода топлива при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (п. 6 Методических рекомендаций). Методическими рекомендациями установлены нормы расхода топлива для различных видов транспорта — для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствующие определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению.

Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса, без учета его расхода на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды. Пунктами 5 и 6 Методических рекомендаций установлен ряд повышающих и понижающих коэффициентов.

Они могут устанавливаться распорядительным документом руководителя организации и распространяться на автомобили данной организации. Если коэффициенты устанавливает орган местного самоуправления, они могут применяться всеми организациями, расположенными на данной территории. Поправочные коэффициенты к нормам расхода топлива устанавливаются в зависимости от времени года, местности, где работает автомобиль, высоты над уровнем моря и т.д.

Если необходимо применять несколько надбавок, то их значения не перемножаются, а суммируются.

Как работать с бланками

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

.

Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия.Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк.

Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении.

Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным.Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78.

Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

* * *

При осуществлении операций по списанию ГСМ автономным учреждениям необходимо иметь в виду следующие особенности: 1) при расчете расхода топлива целесообразно учитывать нормы, установленные Распоряжением № АМ-23‑р. Если на необходимый транспорт нормы расхода указанным документом не установлены, учреждения праве разработать собственные нормы; 2) для документального подтверждения произведенных расходов учреждения вправе использовать формы путевых листов, преду­смотренные Постановлением № 78, либо разработать такие формы самостоятельно, указав в них обязательные реквизиты; 3) топливо, израсходованное в пределах установленных норм, списывается в расходы текущего финансового года.

При обнаружении перерасхода ГСМ выявляются его причины. Если перерасход совершен по вине водителя, то его сумма отражается как недостача и взыскивается с виновного лица; 4) при исчислении налога на прибыль расходы на ГСМ, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что они обоснованны и документально подтверждены.

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №9, 2022 год

Учет гсм в казенном учреждении проверка.

Как отразить в учете приобретение гсм по талонам

» Наличие автотранспорта заставляет автономное учреждение приобретать ГСМ. Основной целью учета данного вида нефинансовых активов является обеспечение правомерности его расходования. Особое значение приобретает четкое исполнение требований нормативных актов, регулирующих его нормирование.

Как показывает практика проверок, наибольшее количество нарушений связано именно со списанием топлива с учета. О том, как избежать ошибок в учете, мы расскажем в статье. Нормы расхода Горюче — смазочных материалов Свою деятельность автономное учреждение осуществляет в соответствии с планом финансовохозяйственной деятельности.

Планирование расходов на ГСМ, а также ведение статистической отчетности, определение себестоимости перевозок АУ осуществляется в соответствии с Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ23р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте» (далее. Рекомендации). В данном документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др. Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм: 1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии; 2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы: — автобуса, где учитываются снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров; — самосвала, где учитываются снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5); 3) транспортная норма в литрах на 100 ткм (л/100 ткм) при проведении транспортной работы грузового автомобиля.

Учет дорожнотранспортных, климатических и других факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего транспортное средство, или местной администрации).

Нормативный расход топлива определяется по формулам. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива.

Например, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле: Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где: Qн. нормативный расход топлива, л; Hs . базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км; S .

пробег автомобиля, км; D . поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение), %.

Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлив отсутствуют в Рекомендациях, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программеметодике (п.

Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлив отсутствуют в Рекомендациях, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программеметодике (п.

6 Рекомендаций). В соответствии с приложением 1 к Рекомендациям нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок.

в килограммах на 100 л расхода топлива. Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводовизготовителей, инструкциями по эксплуатации и т. п. Бухгалтерский учет Горюче — смазочных материалов В соответствии с п.

118 Инструкции N 157н для учета ГСМ предусмотрен счет 105 03 «Горюче — смазочные материалы», на котором учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.

д. В автономных учреждениях, использующих различные виды Горюче — смазочных материалов, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от их видов (бензин, дизельное топливо, керосин и т. д.) и направлений их расходования (например, при использовании в платной деятельности или при выполнении государственного (муниципального) задания).

Учет расходов на приобретение ГСМ. Горюче — смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Перечень расходов, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п.

102 Инструкции N 157н. К ним, в частности, относятся: суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу); суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора; суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе.

расходы по доставке). Следует обратить внимание, что если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований ГСМ, то расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования Горюче — смазочных материалов в их общей стоимости. Например, согласно договору поставки каждый месяц в АУ поставляется: бензин А92 на сумму 230 000 руб.; бензин А95 . 125 000 руб.; бензин А80 . 60 000 руб.

Общая стоимость составляет 415 000 руб.

(230 000 +125 000 + 60 000). Расходы по доставке ГСМ на склад хранения составляют 10 800 руб.

Таким образом, распределение стоимости расходов по доставке на каждый вид топлива будет соответственно следующим: бензин А92 . 5 980 руб.; бензин А95 . 3 250 руб.; бензин А80 . 1 560 руб. Описанная выше ситуация встречается на практике довольно редко, это связано с тем, что в большинстве случаев государственные (муниципальные) учреждения не располагают собственными заправочными пунктами, поэтому зачастую приобретение ГСМ осуществляется посредством закупки топливных талонов, с помощью пластиковых карт или за наличный расчет через подотчетных лиц.
1 560 руб. Описанная выше ситуация встречается на практике довольно редко, это связано с тем, что в большинстве случаев государственные (муниципальные) учреждения не располагают собственными заправочными пунктами, поэтому зачастую приобретение ГСМ осуществляется посредством закупки топливных талонов, с помощью пластиковых карт или за наличный расчет через подотчетных лиц.

Далее при формировании фактической стоимости ГСМ следует учитывать, что в соответствии с п.

105 Инструкции N 157н в их фактическую стоимость не включаются сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.

Формирование стоимости всех видов топлив осуществляется с использованием счета 106 04 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции N 157н). В случае если учреждение дополнительных расходов, связанных с приобретением ГСМ, не несет, расходы по оплате их стоимости поставщику относятся сразу на счет 105 03 «Горюче — смазочные материалы». Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую стоимость, за исключением случаев, когда деятельность АУ не подлежит обложению НДС (ст.

149 НК РФ) либо налогоплательщик имеет освобождение от исполнения данных обязанностей в соответствии со ст. 145 НК РФ. Принятие к учету расходов, связанных с приобретением ГСМ, будет отражено следующим образом (п. 51 Инструкции N 183н): Дебет счета 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» Кредит счетов 0 302 34 000 «Расчеты по приобретению материальных запасов», 0 302 22 000 «Расчеты по транспортным услугам», 0 302 26 000 «Расчеты по прочим работам, услугам» Оприходование ГСМ в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении, в том числе по нескольким договорам, отражается так (п.

34 Инструкции N 183н): Дебет счета 0 105 03 000 «Горюче — смазочные материалы» (105 23 000, 105 33 000) Кредит счетов 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы», 0 302 00 000 «Расчеты по приобретению материальных запасов», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 304 04 340 «Внутренние расчеты по приобретению материальных запасов» (в рамках движения ГСМ между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами)) Рассмотрим на примерах принятие к учету ГСМ посредством их приобретения: — по безналичному расчету; — по топливным талонам; — с использованием топливных карт; — за наличный расчет через подотчетных лиц. АУ приобрело три канистры масла по цене 1 500 руб.

за штуку (в том числе НДС 18% . 228,80 руб.). Расходы по доставке составили 200 руб.

(в том числе НДС 18% . 30,50 руб.). Оплата производилась в безналичном порядке за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС. Счет учреждения обслуживается кредитной организацией.

Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом: * Оприходование ГСМ от топливной компании производится на основании накладной и счетафактуры.

АУ в апреле 2011 г. приобрело за счет приносящей доход деятельности 100 талонов на бензин А80. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина.

Цена 1 л. 20 руб. (в том числе НДС). Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (12 000 руб.) и окончательный расчет в конце месяца (28 000 руб.). Учреждение обслуживается в Федеральном казначействе.

Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов.

Иванову В. В. и 15 талонов. Сидорову И. И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. АУ освобождено от обязанности плательщика НДС в соответствии со ст.

145 НК РФ. Содержание операции Дебет Кредит Сумма,руб. Перечислен аванс поставщику 2 206 34 000 2 201 11 000 12 000 Оприходованы талоны на бензин в кассу АУ(100 шт. x 20 л x 20 руб.) 2 201 35 000* 2 302 34 000 40 000 Произведена окончательная оплата поставленных в учреждение талонов 2 302 34 000 2 201 11 000 28 000 Произведен зачет аванса 2 302 34 000 2 206 34 000 12 000 Выданы в подотчет талоны водителю Иванову В.

В.(10 шт. x 20 л x 20 руб.) 2 208 34 000 2 201 35 000* 4 000 Выданы в подотчет талоны водителю Сидорову И. И.(15 шт. x 20 л x 20 руб.) 2 208 34 000 2 201 35 000* 6 000 Приняты к учету ГСМ при проверке авансовых отчетов: — Иванова В. В. — Сидорова И. И. 2 105 33 000**2 105 33 000* * 2 208 34 0002 208 34 000 4 000 6 000 * Согласно п.

169 Инструкции N 157н талоны на бензин являются денежными документами и должны храниться в кассе учреждения. Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф.

0310001); по Расходному кассовому ордеру (ф.

0310002) водителям выдаются талоны под отчет. ** Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей.

В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона.

Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет. АУ осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 50 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб.

(в том числе НДС. 76,27 руб.), которая переходит в собственность учреждения.

Для заправки автомобиля топливная карта выдана в подотчет водителю легкового автомобиля. В конце месяца водитель представил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте на сумму 50 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета, открытого в ОФК, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания.

Все расходы оплачиваются с лицевого счета, открытого в ОФК, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст.

149 НК РФ. При отражении операций с использованием топливных карт следует отметить, что ни Инструкцией N 157н, ни Инструкцией N 183н порядок их отражения не разъяснен. Однако ранее Минфином в Письме от 03.06.2008 N 02 14 10а/1611 были даны рекомендации о том, что приобретенные карты по предварительно оплаченным товарам рассматриваются в целях бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Таким образом, карты ГСМ следует учитывать в соответствии с Инструкцией N 157н на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и месту их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н). В ней указываются виды, серии и номера бланков, даты их получения (выдачи), цена, количество и подписи лиц, их получивших.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями: * Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб.

за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике).

Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п.

337 Инструкции N 157н). ** Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов (п. 337 Инструкции N 157н). *** Количество заправленного бензина и его стоимость подтверждаются документами, выданными водителю на заправочной станции, которые он прилагает к авансовому отчету.

В конце месяца количество и стоимость сверяется со счетомфактурой и накладной, выданной топливной компанией. АУ выдало водителю под отчет денежные средства в сумме 1 100 руб.

на приобретение бензина А92. Им в установленные сроки представлен авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками на эту сумму.

Расходы осуществляются за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи: * Сроки выдачи денежных средств под отчет на приобретение ГСМ и представления авансовых отчетов отражаются в учетной политике учреждения. Учет списания ГСМ. Сама процедура списания ГСМ не вызывает особой сложности в учете. В соответствии с п. 108 Инструкции N 157н выбытие (отпуск) данного материального запаса производится по фактической стоимости каждой единицы (литра, килограмма и т.

д.) либо по средней фактической стоимости. Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по их группе (виду) закрепляется в учетной политике АУ и осуществляется в течение финансового года непрерывно.

Определение средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска) (п. 108 Инструкции N 157н). Списание бензина (дизельного топлива) производится на основании правильно оформленных путевых листов (ф.

0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) водителей автотранспортных средств АУ, отражающих его использование (п.

36 Инструкции N 183н). Иные Горюче — смазочные материалы (масла, тосол, охлаждающая жидкость и т. п.) списываются согласно Акту о списании материальных запасов (ф.

0504230). Расходование масел, указанное в акте, должно соответствовать количеству использованного бензина, отраженному в путевых листах.

Как было уже отмечено выше, это связано с тем, что смазочные жидкости расходуются по норме, рассчитанной на 100 л расхода топлива автотранспортного средства. Выбытие израсходованных ГСМ отражается следующей бухгалтерской записью (п.

37 Инструкции N 183н): Дебет счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 272 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272, 0 109 90 272) Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 03 000 «Горюче — смазочные материалы» (0 105 23 000, 0 105 33 000) Рассмотрим списание ГСМ на примере. Согласно представленным водителем путевым листам за апрель 2011 г.

пробег автомобиля ГАЗ3102 составил 886 км. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 1,5 млн человек, в связи с чем приказом руководителя АУ установлена надбавка в размере 20% по городу.

Базовая норма расхода бензина составила 12,5 л/100 км. Срок эксплуатации автомобиля. менее 5 лет. Стоимость одного литра бензина.

23 руб. В бухгалтерию, помимо путевых листов, был представлен акт на списание масла моторного за апрель. Его стоимость по документам равна 52 руб.

за литр, норма расхода. 1,7 л/100 л бензина (цены в примере условные). Автомобиль используется в деятельности, приносящей доход.

Рассчитаем расход бензина автомобиля ГАЗ3102 за апрель: 0,01 x 12,5 л x 886 км x (1 + 0,01 x 20) = 132,90 л.

Определим расход масла моторного за апрель: (132,90 x 1,7 / 100) л = 2,26 л. В бухгалтерском учете данные записи будут отражены следующим образом: Перерасход Горюче — смазочных материалов: особенности списания В государственных (муниципальных) учреждениях расход по ГСМ можно принять к учету только в пределах норм, установленных организацией.

Если фактический расход превысил утвержденную норму, то списать его на затраты АУ можно только по письменному распоряжению руководителя. Однако для принятия такого распоряжения водитель должен письменно изложить причину произошедшего перерасхода.

В случае если причина уважительная (сложные дорожные или климатические условия, авария и т. д.), производится списание, в ином случае факт перерасхода ГСМ должен быть отнесен на виновное лицо. В последнем случае не следует забывать о нормах Трудового кодекса.

В соответствии со ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Полная материальная ответственность за причиненный ущерб в силу ст.

243 ТК РФ может возлагаться в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Сумма выявленного перерасхода списывается следующими бухгалтерскими записями: — на сумму списанных ГСМ согласно принятому учреждением решению (п.

37 Инструкции N 183н): Кредит счета 0 105 03 000 «Горюче — смазочные материалы» — одновременно на сумму потери по рыночной стоимости с отнесением на виновное лицо (п. 112 Инструкции N 183н): Дебет счета 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов» Кредит счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» Возмещение ущерба, нанесенного учреждению виновным лицом, может осуществляться: — путем внесения денежных средств в кассу АУ; — путем самостоятельного приобретения виновным лицом необходимых ГСМ (возмещение в натуральной форме); — путем удержания из заработной платы сотрудника.

Операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями (п.

113 Инструкции N 183н): — поступление денежных средств от виновных лиц в кассу АУ: Дебет счета 0 201 34 000 «Касса» — возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме: Дебет счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» Кредит счета 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов» — возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ: Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» Кредит счета 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов» Рассмотрим операции по списанию перерасхода ГСМ на примере.

Воспользуемся условиями примера 5.

Предположим, что фактический расход бензина автомобиля ГАЗ-3102 составил 200 л при норме 132,90 л. Согласно письменному объяснению водителя автомобиля перерасход горючего в количестве 67,10 л произошел по его вине.

Руководителем АУ принято распоряжение о взыскании с виновного лица стоимости перерасхода бензина путем удержания суммы недостачи из его зарплаты. Учетная стоимость одного литра бензина.

23 руб., рыночная стоимость на момент обнаружения факта перерасхода.

23,50 руб. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом: * В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, . 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Л. Салина Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение прежде всего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходов бюджетной организации. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости, оценки эффективности использования материальных ресурсов организации. Данные нормы служат основой при организации внутреннего контроля за расходованием ГСМ.

Не секрет, что и контролирующие органы используют их в ходе проверок в бюджетных организациях.

Нормы расхода на ГСМ В 2005 году продолжают действовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленные Руководящим документом Р3112194-0366-03 (далее — Руководящий документ).

Нормативный расход топлива определяется по формулам, которые приведены в Руководящем документе. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива.

Существует ряд условий, при работе в которых нормы расхода топлива могут повышаться. Например, при работе в зимнее время они могут быть увеличены от 5 до 20 % в зависимости от климатических районов страны, при работе в городах — от 5 до 25 % в зависимости от населенности (количества человек), при увеличении срока нахождения автомобиля в эксплуатации и др. Документальное подтверждение расходов на ГСМ Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчет и кассовые чеки, а также путевые листы.

При отнесении ГСМ на расходы следует обратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

В соответствии с п. 3 Инструкции № 70н все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении № 2 к инструкции. Это приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД)

«Унифицированная система первичной учетной документации»

, в котором приведены формы путевых листов для различных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 .

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более суток (одной смены).

В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.

Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделить его оборотной стороне.

На практике в графах «Место отправления», «Место назначения» встречается такая формулировка, как «работа по городу». Во избежание споров с контролирующими органами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улица и пр.

Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работа в выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст.

113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, не предусмотренных указанной статьей, — с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников . При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.

Бюджетный учет ГСМ Бензин и другие горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, в соответствии с Инструкцией № 70н учитываются или в составе материальных запасов на счете 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы», или, в случае приобретения талонов на бензин, в составе денежных средств на счете 0 201 05 000 «Денежные документы».

Приобретение талонов на бензин возможно через подотчетное лицо или безналичным путем. Необходимо сказать о правилах учета денежных документов, предусмотренных новой Инструкцией по бюджетному учету, которые регламентированы пунктами 96 — 98. На счете 201 05 000 учитываются оплаченные талоны на бензин и масла, которые хранятся в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется приходными кассовыми ордерами (ф.

0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.

0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами — в Журнале по прочим операциям. Пример. В кассу учреждения были оприходованы талоны на бензин: — оплаченные через подотчетное лицо за счет средств предпринимательской деятельности — на сумму 3 000 руб.; — оплаченные безналичным путем за счет бюджетного финансирования — на сумму 28 000 руб.

Водителю легкового автомобиля выданы талоны на сумму 8 000 руб. На основании путевого листа определен расход бензина для хозяйственных нужд в рамках уставной деятельности на сумму 3 000 руб., в рамках предпринимательской деятельности — на сумму 5 000 руб. В бюджетном учете указанные операции отражаются следующим образом: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Оприходованы талоны на бензин от подотчетного лица, оплаченные за счет средств предпринимательской деятельности 2 201 05 510Поступление денежных документов 2 208 11 660Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов 3 000 Оприходованы талоны на бензин, полученные от организации, оплаченные за счет бюджетного финансирования 1 201 05 510Поступление денежных документов 1302 23 730Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 28 000 Выданы талоны на бензин водителю для нужд предпринимательской деятельности 2 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов 2 201 05 610Выбытие денежных документов 3 000 Использованы талоны на бензин для нужд предпринимательской деятельности 2 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов 2 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 3 000 Выданы талоны на бензин водителю для нужд основной деятельности 1 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов 1 201 05 610Выбытие денежных документов 5 000 Использованы талоны на бензин для нужд основной деятельности 1 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов 1 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 5 000 На основании путевого листа списан бензин на расходы по предпринимательской деятельности 2 106 04 340Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ услуг) 2 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов 3 000 На основании путевого листа списан бензин для нужд основной деятельности 1 401 01 272Расходование материальных запасов 1 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов 5 000 Отследить, когда именно водитель использовал талоны, то есть залил бензин в бак, не представляется возможным. Поэтому эту проводку, по мнению автора, можно делать одновременно с проводкой на выдачу талонов. Как видно из примера, учет расходов на ГСМ не вызывает вопросов, если на стадии получения (приходования) талонов учреждение знает, за счет каких средств приобретались талоны, и на какие цели они будут использованы.

Налоговый учет Затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В общей части Руководящего документа говорится о том, что нормы используются при расчете нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д. Однако в соответствии с гл.

25 НК РФ расходы на содержание служебного автотранспорта не относятся к нормируемым расходам, за исключением расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Не стоит забывать, что, признавая расходы, нужно соблюдать три критерия, установленные ст. 252 НК РФ, среди которых главным является экономическая обоснованность расходов.

Если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов вопросы. Дата утверждения авансового отчета будет датой признания расходов на ГСМ в целях налогообложения (пп.

5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но следует помнить, что доходы могут быть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а сам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенный бензин должен быть израсходован.

Документом, который подтверждает факт и дату расхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, является путевой лист.

Поэтому правильное оформление путевого листа важно и для списания бензина в целях налогообложения.

Руководящий документ Р3112194-0366-03

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

, утв.

Минтрансом РФ 29.04.03., действует до 01.01.08. Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 26.08.04 № 70н.

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

.