Опись документов передаваемых в отдел кадров

Опись документов передаваемых в отдел кадров

Передаем документы кадровой службы в архив


Вы здесь Опубликовано 2007-04-02 12:02 пользователем HRTrud «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5 Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия.

В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение.

Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов. Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует?

Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив. Кому и какие документы передавать?

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ.

Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.

В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу). К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.).

При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд.

8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). ——————————— Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации: — приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.); — должностные инструкции; — личные дела уволенных сотрудников; — трудовые договоры; — личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д. Готовим документы В соответствии с п.

9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз.

При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п.

3.7.23 Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года.

Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84.

В таком случае располагайте приказы по датам. Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п.

Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N ————— N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед.

хр. При — меча- ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованная трудовая книжка Рыбкина Петра Львовича 2 02-10 20.10.2004 То же, Волковой Надежды Семеновны 2 (два) Итого ———————————— документов. (цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи —————————.

(цифрами и прописью) Инспектор отдела кадров Зайцева /А.И. Зайцева/ Дата Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела валовой нумерацией. Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.
Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом: лучше указать только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, фиксирующей увольнение. В графу «Заголовок документа» вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия.

Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов.

Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать.

Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов __________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.

При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты: — обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела; — при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. — в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома; — на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела; — если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за. год(ы)». Если делом является журнал регистрации приказов или распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу.

При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; — систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли.

На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. п. 2.4.1 — 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.

Сама квитанция будет приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п.

2.4.2 Перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения.

Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться ему в его работе.

Словом, этот вопрос необходимо проработать и решить с принимающей стороной, исходя из практической ценности данных документов. Н.И.Бородина Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 22.04.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Хранение кадровых документов и их архив

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности.

Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п.

А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г.

В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  1. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  2. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  3. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  4. документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
  5. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  1. полноту и состав кадровых дел;
  2. порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  3. программное обеспечение.
  4. систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.

Перечень может быть указан и в Положении об ОК.

Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:проверяем наличие документов

  1. личных дел;
  2. приказов по основной деятельности;
  3. трудовых книжек.
  4. приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  5. ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  6. должностных инструкций;
  7. графиков сменности;
  8. штатного расписания;
  9. личных карточек;
  10. ПВТР и колдоговора;
  11. трудовых договоров;
  12. графика отпусков;
  13. договоров о материальной ответственности;
  14. копий учредительных документов и Устава фирмы;

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.После проверки нужно все документы занести в акт.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Вы здесь Опубликовано 2007-08-12 03:56 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке.

Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации. Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами.

Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1). Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч») Приказ 20.05.2009 N 90 О назначении комиссии по проверке и приему-передаче кадровой документации В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009, Приказываю: 1.

Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО «Луч» в составе: — Председатель — директор Иванов И.И. — Члены комиссии: Главный бухгалтер Игнатова А.П.

Юрисконсульт Сомов С.О. Секретарь Филина О.С. Бухгалтер Смирнова С.С. Специалист по кадрам Петрова П.П.

2. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО «Луч» кадровая документация. 3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.

4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО «Луч» специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами. 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Директор Иванов И.И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер Игнатова А.П.

Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов Секретарь Филина О.С. Филина Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова Специалист по кадрам Петрова П.П.

Петрова Проверка кадровой документации В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний. В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку: — полноты состава и правильности оформления кадровой документации; — системы регистрации кадровой документации; — системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению; — программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.
В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку: — полноты состава и правильности оформления кадровой документации; — системы регистрации кадровой документации; — системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению; — программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны.

Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке. В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству.

Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании. К кадровой документации относятся: 1.

Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя: — устав организации (копия); — лицензии, специальные разрешения (копии). 2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности: — штатное расписание (ст.

ст. 15, 57 ТК РФ); — правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ); — график отпусков (ст.

123 ТК РФ); — положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ); — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, — положение о защите персональных данных работников (ст.

86 ТК РФ); — документация по охране труда (ст.

212 ТК РФ). 3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда: — графики сменности; — перечень должностей с ненормированным рабочим днем; — документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни; — документы, устанавливающие нормы труда; — документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. 4. Дополнительные локальные нормативные акты: — должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры); — положение об охране коммерческой тайны; — положение о подборе и адаптации сотрудников; — положение о порядке прохождения испытательного срока; — положение о проведении аттестации работников и др. 5. Договорные документы: — коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом); — трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст.

ст. 16, 56, 67 ТК РФ); — ученические договоры (ст. ст. 198 — 208 ТК РФ); — гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.); — договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ); — договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.

244 ТК РФ). 6. Распорядительные документы: — приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.); — приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.). 7. Информационно-справочные документы: — заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ); — служебные записки; — протоколы; — акты; — документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.); — личные дела сотрудников.

8. Учетные документы: — личные карточки работников (п.

12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)); — табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками); — записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии); — записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий. Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)» (далее — УСОРД).

Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом.

Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным.

За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния.

Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении. ——————————— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93

«Общероссийский классификатор управленческой документации»

(ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Рекомендуем прочесть:  Учет онлайн кассы в 1с 8 3 проводки

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально — ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены: — анализ действующего порядка систематизации кадровой документации; — анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм; — проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации. Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования.

При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

В организации рекомендуется вести следующие журналы: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; — журнал ознакомления с локальными нормативными актами; — журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда; — журнал учета приказов по личному составу; — журнал учета мероприятий по контролю . ——————————— Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

. Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней.

Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п.

41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации.

Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы. Проведение сверки документов После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку — процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см.

таблицу 1). Таблица 1 Перечень необходимых документов Документ отсутствует Документ в наличии, но требует внесения изменений и дополнений Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается Примечание 1 2 3 4 5 Штатное расписание + График отпусков + Положение об оплате труда и премировании + В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией положения под роспись Трудовые договоры + В форме трудового договора отсутствуют некоторые из обязательных условий.

Отсутствуют трудовые договоры со следующими работниками: Трофимов О.Г. (менеджер по продажам), Ярославцева С.Э.

(уборщица), Кожевников В.Н. (водитель) Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) + В связи с многочисленными поправками в ТК РФ создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст.

ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них + Включить данные книги в документооборот. Осуществить учет всех трудовых книжек и вкладышей в них тех работников, кто по состоянию на 1 июля 2009 г.

состоит в трудовых отношениях с организацией Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них + Инструкции по охране труда + Разработать и утвердить правила и инструкции по охране труда для работников в порядке, установленном ст.

372 ТК РФ. Обеспечить наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой деятельности организации .

. . . . Анализ системы хранения Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно. В рамках рассмотрения системы хранения следует провести: — проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел; — анализ системы хранения кадровых документов; — проверку подготовки дел к архивному хранению. Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел.

По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных, утвержденные документы — от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел).

Дело должно включать по одному экземпляру каждого документа и не должно содержать более 250 листов при толщине не более четырех сантиметров. Проверка используемого программного обеспечения В настоящее время большинство компаний ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота.

Поэтому в рамках процедуры приема-передачи обязанностей кадровика рекомендуется провести анализ: — системы электронного документооборота и информационных потоков; — соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства; — системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков. Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) , а также иными действующими нормативными актами. ——————————— Раздел ОКУД

«Унифицированная система первичной учетной документации»

введен Изменением N 2/98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденным Госстандартом России 02.04.1998.

Содержит, в частности, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не факт, что наличие специализированной кадровой программы автоматически означает использование правильных форм документов. Нередки случаи, когда заложенные в кадровый модуль формы отдельных документов не соответствуют унифицированным формам, утвержденным действующими нормативными актами.

Разработчики могут просто «потерять» в них отдельные реквизиты, некоторые из необходимых форм могут отсутствовать, программа может «устареть» из-за того, что не были установлены обновления.

Пример 2. В одной компании, использовавшей для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 г.

Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятия. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения.

Начальник отдела кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятия, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Компетентный кадровик, анализируя используемое в организации программное обеспечение, может оценить целесообразность дальнейшего применения данных программ или же их замены на новую систему.

Оформление приема-передачи документов После проведения проверки кадровой документации при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел.

Акт должен содержать наименования документов, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления (см. пример 3). Пример 3. Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч») Акт приема-передачи кадровой документации N 4 Москва 29.05.2009 Утверждаю Директор ООО «Луч» Иванов —— И.И. Иванов 29.05.2009 Бухгалтером Сидоровой С.С.

передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация: N п/п Наименование документов и дел Период времени (годы) Количество документов и дел Сведения об отсутствии (повреждении) документов и дел 1 2 3 4 5 1 Приказы по личному составу 2005 — 2009 12 В деле N 1-07 отсутствуют приказы N N 11-ок, 24-ок, 73-ок 2 Личные дела 2005 — 2009 172 Утрачено личное дело Шишкиной О.С.

3 Должностные инструкции 2005 — 2009 51 Должностная инструкция продавца-кассира находится в ветхом состоянии, отсутствует последний лист; отсутствует должностная инструкция помощника администратора магазина 4 Личные карточки работников 2005 — 2009 168 Отсутствуют личные карточки Ибралова О.Д., Петровой М.Н., не заполнены личные карточки Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н. . . . . . Сдала Приняла Бухгалтер Специалист по кадрам Сидорова С.С.

Сидорова Петрова П.П. Петрова 29.05.2009 29.05.2009 Члены комиссии: Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов Секретарь Филина О.С. Филина Отдельным актом рекомендуется задокументировать прием-передачу трудовых книжек.

Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см.

пример 4). Пример 4. Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч») Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4 Москва 29.05.2009 Утверждаю Директор ООО «Луч» Иванов —— И.И. Иванов 29.05.2009 Бухгалтером Сидоровой С.С.

передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П.

принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них: N п/п Фамилия, имя, отчество владельца Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша в нее Примечания 1 2 3 4 1 Афанасьева Ольга Ивановна Трудовая книжка серия АТ-IV N 5858599 Вкладыш в трудовую книжку серия ВК N 6080013 Трудовая книжка находится в ветхом состоянии 2 Балабанов Виктор Петрович Трудовая книжка серия АТ-V N 2992992 Невостребованная трудовая книжка работника, уволенного 15.01.2008 3 . . . 84 Черыков Дмитрий Васильевич Трудовая книжка серия ТК N 0252521 В трудовой книжке отсутствует запись о переводе на другую работу 85 Шикарова Нелля Никитична Трудовая книжка серия ТК N 1991991 Итого трудовых книжек — 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них — 14.

Всего трудовых книжек и вкладышей в них — 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них: Вид бланка Серия Номер Вид бланка Серия Номер 1 2 3 4 5 6 Трудовая книжка ТК 1234567 Вкладыш в трудовую книжку ВК 0123456 ТК 4567890 ВК 4567890 Итого бланков трудовых книжек — 2; бланков вкладышей — 2.

Всего бланков — 4. Сдала Приняла Бухгалтер Специалист по кадрам Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова 29.05.2009 29.05.2009 Члены комиссии: Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О.

Сомов Секретарь Филина О.С. Филина Согласно п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. пример 5). Пример 5. Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч») Приказ 29.05.2009 N 94 О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек В соответствии с требованиями п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам Приказываю: 1.

Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П.

ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора. 3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой. Директор Иванов И.И. Иванов С приказом ознакомлена: Специалист по кадрам Петрова П.П.

Петрова Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Четко отлаженная и соответствующая законодательству система кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании, защищает ее в случае возникновения трудового спора с работниками, а также от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых трудовой инспекцией или судом.