Обязательные реквизиты для приказа по личному составу

Сроки хранения приказов


Каждый документ имеет свой срок хранения, юридически закреплённый в (ред. от 16.02.2016). Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).

Краткосрочные – это распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Долгосрочные – о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, присвоении званий, аттестации, изменении фамилии, всех длительных видах отпусков (в том числе, для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и командировок. Отметим, что в архив внутренняя опись приказов также должна быть направлена.

Важно запомнить: документы с разными сроками хранения нельзя объединять в одно дело, это может создать лишнюю путаницу.

Правила составления приказов по личному составу.

Приказ по личному составу — это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий ,учреждений и организаций.

Протоколом по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом). Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым кодексов РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, финансовые и другие документы. Приказ по личному составу может быть простым и сложным.

В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на несколько работающих, то приказ считается сводным.

Далее приведен пример Индивидуального приказа по личному составу. АО «Торговый порт» ПРИКАЗ 12.03.2007 № 12 л/с Г. Новосибирск Об изменении фамилии Дробышевой И.И.

СЧИТАТЬ Дробышеву Ирину Игоревну, старшего менеджера отдела продаж, изменившей фамилию на Игнатову И.И. Основание: заявление Дробышевой И.И., копия свидетельства о заключении брака № 456 МЮ от 06.03.2007, выданного городским дворцом бракосочетания № 2. Начальник отдела кадров М.И. Васильев Сложный приказ содержит несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим.

В документе действие располагаются по степени их значимости для деятельности предприятия или организации и с учетом срока хранения приказа. В сводные приказы пункты об отпуске и командировке не включают, так как срок их хранения- три года.

Традиционно сложилась такая последовательность оформления этих действий: НАЗНАЧИТЬ ( на должность)Ю НАЗНАЧИТЬ (по контракту), ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ, СЧИТАТЬ (изменившей фамилию), ОСВОБОДИТЬ (от занимаемой должности), УВОЛИТЬ. Приказ по личному составу оформляют на общем бланке, на бланке конкретного вида документа, на чистом листе формата А4. Реквизиты приказа по личному составу: — наименование организации (с указанием организационно- правовой формы); — наименование вида документа; — дата; — индекс; — место издания; — заголовок к тексту; — текст; — подпись; — визы; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Обязательными являются также отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц (ст.18 Трудового кодекса РФ), которые оформляются по образцу визы и могут включать фразу «С приказом ознакомлен».

В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь индивидуальные сроки вступления в силу. Если срок специально не оговаривается, то приказ вступает в силу с момента его подписания. Индекс приказа по личному составу состоит из порядкового номера документа (нумерация ведется валовая в пределах календарного года); через тире или косую черту добавляются буквы «л», «л/с», «о/к».
Индекс приказа по личному составу состоит из порядкового номера документа (нумерация ведется валовая в пределах календарного года); через тире или косую черту добавляются буквы «л», «л/с», «о/к».

Заголовок к тексту простого приказа по личному составу кратко формулирует содержание распорядительного действия (о ком?

О чем?) , включая фамилию и инициалы работника. Например: «О командировании Попона В.А.», «О назначении Федорова Е.А.». Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно: «По личному составу».

Текст приказа состоит из одной распорядительной части, которая может быть разбита на пункты. Действие обозначается глаголами (слово ПРИКАЗЫВАЮ отсутствует), которые пишут от нулевого положения табулятора подписанными буквами. Далее с красной строки указываются фамилия, имя, отчество ,устанавливаются место сотрудника в системе управления (наименование должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения), дата совершение распорядительного действия юридического факта, его условия, мотивы и ли причины ( в случае необходимости- со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ).

Формулируются дополнительные условия трудовых правоотношений (также в случае необходимости). Текст каждого пункта приказа по личному составу обязательно заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируются согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений, содержится обоснование производственной необходимости (докладная записка руководителя структурного подразделения) или формируется мотив или причина для совершения распорядительного действия (например, представление копии документов ЗАГС).

Слово «Основание» оформляется от нулевого положения табулятора с прописной буквы, в конце ставится двоеточие, после него указываются наименование вида документа в именительном падеже, его дата, номер. Текст основания печатается через один интервал висячей строкой.

Пункты распорядительной части текста приказа строятся по стандартным речевым моделям, с использованием традиционных для кадровых документов терминов делового стиля. В тексте приказа по личному составу прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей и заместителей руководителей обособленных структурных подразделений, а также лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается сломов НАЗНАЧИТЬ (на должность), а примем рядовых рабочих и служащих — ПРИНЯТЬ (кем). Далее в речевой модели указываются наименование должности, специальности или профессии строго в соответствии со штатным расписанием предприятия, наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются в случае необходимости при заключении трудового договора.

При оформлении перехода необходимо указать точное наименование должности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда.

При временном переводе в текст должны быть также указаны срок, мотивы или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. При переводе (в том числе временном) на другую должность на срок более одного месяца согласие работящего, зафиксированное в личном заявлении ,является обязательным. Изменение фамилии, имени, отчества оформляется органами ЗАГС при предъявлении соответствующего документа.

При освобождении от занимаемой ложности, прекращении контракта или увольнении в приказе оформляется дата распоряжения трудового контракта (без предлога «с»), мотив или причина и дается ссылка на статью Трудового кодекса РФ. Подписывает приказ по личному составу руководитель организации или начальник отдела кадров. Это должно быть зафиксировано в учредительных документах организации.

Визы оформляются на проекте приказа до его подписания.

Визы могут быть проставлены на заявлении по личному составу или на копии приказа, который помещается в дело.

Приказ по личному составу оформляется в трех- четырех экземплярах: 1-й – в дело, 2-ой- в личное дело сотрудника, 3-й- в бухгалтерию, 4-й- на доску приказов (при необходимости). Далее приведен пример сводного приказа по личному составу. АО «Рамзай» ПРИКАЗ 21.06.2007 №66 л/с г.

Рязань По личному составу НАЗНАЧИТЬ Беднякову Тамару Владимировну на должность заместителя главного бухгалтера с окладом по штатному расписанию.

Основание: заявление Бедняковой Т.В., представление главного бухгалтера. ПРИНЯТЬ Васильеву Маргариту Владимирову секретаре- референтом рекламного отдела с окладом по штатному расписанию с 20.06.2007.

Основание: заявление Валисьевой М.В. с визой начальника рекламного отдела. ОСВОБОДИТЬ Воронину Людмилу Петровну о занимаемой должности заместителя главного бухгалтера с 20.06.2007.

Основание: окончание срока трудового контракта « 234 от 20.06.2004. Генеральный директор С.С. Сонин Прием на работу (перемещение о службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрения, мер воздействия к нарушителям и т.п.) оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество- строчными, затем указывают должность, структурное подразделение , содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность ,с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начла и окончания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение. После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание» (личное заявление работника, предоставление, докладная записка, объяснительная записка, справка- вызов учебного заведения ,график отпусков, контракт и т.д.) ,причем статья КЗоТ не входит в реквизит «Основание», а является частью формулировки текста самого. Прием на работу (как и перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т.п.) оформляется приказом (распоряжение) по личному составу.

В настоящее время используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу% — ф. № Т-1- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу ; — ф.

№ Т-5- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу; — ф.

№ Т-6- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; — ф. № Т-9- приказ (распоряжение) о направлении работника командировку ; — ф. № Т- 11- приказ (распоряжение) о поощрении работников; — ф.

№ Т-8- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановление Государственного комитета РФ по статистике От 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД _____________________________________________________________ по ОКПО наименование организации Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) О приеме на работу Дата с по Принять на работу Табельный номер __________________________________________________________ фамилия, имя, отчество в ___________________________________________________________________________________ наименование структурного подразделения _____________________________________________________________________________________ должность(специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ условия приема на работу, характер работы с тарифной ставкой (окладом) ___________________ руб.

_______________ коп. надбавкой __________________ руб. _______________ коп. с испытанием на срок |______________________| месяца (ев) Основание: Трудовой договор от «___» ___________________ 20___ года № _____ Руководитель организации ______________ _____________ ___________________ должность подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжение) ознакомлен ________________________ «___»_____________ 20___ года подпись работника Требования к ведению и заполнению трудовой книжки.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения или работодателя ( утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Трудовые книжки ведется на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по мест основной работы.

На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесённые в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документов, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнен е трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а ряд случаев к незаконным выплатам государственных средств.

Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще все является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое приказом руководителя. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся: — сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование ,профессия, специальность; -сведения о работ: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; — сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями; присвоен е почетных знаний; поощрение за успехов работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения ,предусмотренные действующим законодательством; — сведения об открытиях, на которых выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждением. ТРУДОВАЯ КНИЖКА № 0800220 Фамилия_____________________________________________________________________________ Имя _________________________________________________________________________________ Отчество_____________________________________________________________________________ Дата рождения _______________________________________________________________________ число, месяц, год Образование _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Профессия, специальность _____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Дата заполнения «___»______________________________ 20___ г.

Рекомендуем прочесть:  Развод в загсе дзержинск

Подпись владельца книжки _____________________________________________________________ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек М.П.

_____________________________________________ работник При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяют подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

(рис. 6.2,6.3). СВЕДЕНИЯ О РАБОТКЕ ТК № 0000000 № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификация, увольнении (с указанием причины и ссылки на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 11.12.2004 № 401-к Рисунок -Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нового образца № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификация, увольнении (с указанием причины и ссылки на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) число месяц год 15 18 05 1989 АОЗТ «Компас- Ростов» Принята экономистом в коммерческий отдел Пр. № 18-к от 15.05.89 16 03 11 1991 Переведена на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Пр. № 37-к от 29.10.91 17 11 03 2002 Уволена по собственному желанию, ст.

80 КЗоТ Российской Федерации Инспектор по кадрам Иванова печать Пр.

№ 9-к от 09.03.2002 Рисунок -Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки старого образца Трудовая книжка содержит следующие разделы: -сведения о работ: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; — сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями; присвоен е почетных знаний; поощрение за успехов работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения ,предусмотренные действующим законодательством.

Все записи о приеме на работу, о переводе на постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку только после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа.
Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа. Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой ,чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

СВЕДЕНИЯ О РАБОТКЕ ТК № 0000000 № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификация, увольнении (с указанием причины и ссылки на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год Изменения записей в титульном листе трудовой книжки производятся администрацией по последнему месту работы на основании соответствующих документов- паспорта, свидетельства о рождении ,о браке, о расторжении брака ,об изменении фамилии, имени, отчества- со ссылкой на номер и дату этих документов.

При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки; они удостоверяются подписью руководителя предприятия или начальника отдела кадров и печать предприятия или печатью кадровой службы. В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образовании ,профессии, специальности.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы любого их соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, который заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются его серия и номер. С каждой записью, вносимой на основании приказа по личному составу в трудовую книжку( вкладыш) , администрация предприятия обязана ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой дублируется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

С каждой записью, вносимой на основании приказа по личному составу в трудовую книжку( вкладыш) , администрация предприятия обязана ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой дублируется точная запись из трудовой книжки (вкладыша). В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек. При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии ,заверяются подпись руководителя и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

О новом дне увольнения издается приказ им вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Если работник отсутствовал на работке в день увольнения, администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости выдачи трудовой книжки.
Если работник отсутствовал на работке в день увольнения, администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости выдачи трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника. Владелец, потерявший трудовую книжку, обязан незамедлительно заявить об этом администрации по месту последней работы.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш в нее с надписью «дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам. № п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее число месяц год Должность, профессия, Специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места работы ( с указанием структурного подразделения), куда принят работник Дата и номер (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника Расписка ответственного лица, принявшего или заполнявшего трудовую книжку Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) Расписка работника в получении трудовой книжки Рисунок — Книга учета трудовых книжек Если работник до поступления на данное предприятие уже работал ,то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация предприятия взимает с работника денежный взнос. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее ,а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимости испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ведается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечению указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

В организациях ведется книга учет трудовых книжек и вкладышей в них, где регистрируются трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера ,выданные вновь (рис.

22). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.

Взыскания в трудовой книжке не записываются.

Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения. Все записи о приеме на работу ,переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т.д.

вносятся администрацией после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении- в лень увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Работнику должна быть представлена возможность контроля правильности ведения трудовой книжки.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации ,заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров. Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащего под расписку в день его увольнения.

В отдельных случаях, если возникает необходимость ,администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку о работе из трудовой книжки.

5.Личное дело работника: содержание и состав документов, входящих в личное дело. Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел.

Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело- сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно- распорядительными (организационно- методическими) документами ведомственных )территориальных) органов управления.

Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава ( и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе: а) анкета б) автобиография в) копия документа об образовании г) трудовой договор (второй экз.) д) договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников) е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности ж) выписки из документов (копи документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности. Привлечение к дисциплинарной ответственности. Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, он обложке которой указываются фамилия ,имя и отчество ,в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются): а) справки о состоянии здоровья сотрудника; б )справки с места жительства; в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т.е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и ведение личных государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. З 640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности РФ в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»

( с изменениями от 31 мая 1999 г.). Статьей 5 данного Указа, а частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.

К таким документам отнесены: а )заявления о согласии на замещение государственной должности РФ или о поступлении на федеральную государственную службу; б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы )если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если такое устанавливалось; в )копия трудовой книжки или документа ,подтверждающего прохождение военной или иной службы; г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование ,повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются; д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются; е) медицинское заключение установленной формы; ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность РФ или поступлении а федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентов РФ; з) копии решений о назначении лица на государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность; и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; к) справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы; л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственно службы, установленных законодательством РФ ограничений, сообщенная ем под расписку; м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки доверенности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ при поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством РФ ограничений; н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений; о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям; п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела; р) аттестационный лист федерального государственного служащего ,прошедшего аттестацию, и отзыв на него; с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания; т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего ,а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены. Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст.

6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности РФ и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, номеруются, страницы нумеруются ,к личному делу прилагается опись. Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входят: а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам; б) обеспечен е сохранности личных дел; в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах; г) предоставление сведений о доходах и имуществе ,принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности ,в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику); д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также- по просьбе указанных лиц- во всех иных случаях, предусмотренных законодательство РФ. Несколько слов- об организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.25 

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами.

Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива. Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен.

Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками.

Предлагаем следующую классификацию: Кадровая служба

  1. Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
  2. Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.
  3. Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
  4. Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
  5. Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения.

Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе.

К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом. 2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании.

Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны. Тогда алгоритм действий будет таким: 1.

Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т.

е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании. 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами. 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением. Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.

На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет.

Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков.

Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки.

При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников. Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»?

Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки.

Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима. 8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан.

Это большая и серьезная работа.

Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа. Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы.

Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание».

Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».

А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?

— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям.

Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи. Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится! Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью.

Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет.

Что делать? Издавать и подписывать задним числом?

Точный ответ на этот вопрос не существует. Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы.

Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее.

Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника. Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем! Есть вопросы? Звоните! Закажите звонок Впишите свое имя и телефон.

Менеджер свяжется с Вами Демо-урок Внимание!